6 способів створити культуру зворотного зв'язку на віддаленій роботі

З початку 2020 року віддалена робота перестала бути новомодним трендом і стала стандартною формою співпраці. Настільки різка зміна способу життя призвела багато команд до стресу, що негативно позначилося на продуктивності та залученості співробітників.

Підтримувати один з одним зв'язок, обговорювати робочі моменти, використовувати інструменти для комунікації на відстані та надавати співробітникам фідбек – ось чотири кити, на яких тримається успішність дистанційної роботи.

Пропонуємо вам ознайомитись з шістьма способами створення культури зворотного зв'язку при дистанційній роботі.

1. Не забувайте про зустрічі сам на сам

Зустрічі 1:1 важливі для побудови довірчих відносин зі співробітниками та підвищення їх продуктивності. Тому дуже важливо не забувати про них, навіть якщо ви працюєте з дому. Зустрічі 1:1 дають можливість зрозуміти, чи все в порядку у співробітника, чи задоволений він роботою, можливо йому потрібна якась допомога.

Як бонус, ми підготували приблизний список з 43 питань для зустрічей «One to One».

Розрядити обстановку

1. Як ваші справи?
2. Як пройшли вихідні? Чим ви займалися?
3. Чим любите займатися у вільний час? Чи є у вас хобі?

1. Розкажіть трохи про ваші розваги.
2. Про що ви б хотіли поговорити?
3. Чи є щось, що я повинен(а) знати?

Фідбек стосовно роботи HR-менеджера

1. Поділіться своїми враженнями від наших зустрічей 1:1.
2. Чи достатньо ви отримуєте від мене уваги?
3. Чи були такі ситуації, коли ви очікували від мене допомоги, але не отримали її?
4. Чи влаштовує вас якість і кількість зворотного зв'язку, яку вам надають?

Вгору кар'єрними сходами: чи є у співробітника можливості для цього

1. Яких цілей ви б хотіли досягти найближчим часом?
2. Чи потрібна вам допомога від мене або когось іншого з вашої команди?
3. Які знання вам потрібно отримати для досягнення своїх цілей?
4. Чи може компанія вам в цьому допомогти?
5. Що нового ви вивчили з нашої останньої зустрічі?
6. Чи вчитеся ви на роботі? Чи отримуєте нові навички?
7. На яких проєктах ви б хотіли попрацювати? Можливо, вам хотілося б змінити напрямок в роботі?
8. Чи можу я допомогти в вашому просуванні кар'єрними сходами?

Залученість, залученість і ще раз залученість

1. Які робочі завдання вам подобаються найбільше?
2. Щоб ви хотіли змінити у своїй роботі?
3. За шкалою від 1 до 10 оцініть свій рівень щастя на робочому місці.
4. Чи є у вас проблеми на роботі? Чому вони виникли? Чи можу я якось допомогти в їх розв'язанні?
5. Назвіть ваше головне досягнення під час роботи в компанії?
6. Чи виходить у вас дотримуватися Work-Life Balance?
7. Чи справляєтеся ви з робочим навантаженням?
8. Вам подобається працювати тут? Що ви думаєте про відношення компанії до співробітників?
9. Які чинники могли б змусити вас покинути компанію?

Відносини з командою

1. Як ви оцінюєте свій внесок у роботу команди?
2. Чи є у вас друзі на роботі?
3. Чи влаштовує вас офісне середовище для команди?
4. Чи є у вас в команді взаємодопомога один одному? Ви допомагаєте комусь? А вам допомагають?
5. Чи є людина в команді, з якою вам важко працювати?
6. Чи влаштовує вас спілкування між співробітниками в команді?
7. Опишіть своє ставлення до колег.
8. Чи було вам колись некомфортно в команді?
9. З ким із команди ви хотіли б працювати частіше і чому?
10.  У разі робочих труднощів до кого ви звертаєтеся за допомогою?

Побажання і ставлення до компанії

1. Чи подобається вам працювати в компанії?
2. Які цінності компанії вам найближче? А які ви не розділяєте?
3. Чи хотіли б ви щось змінити в корпоративній культурі? Якщо так, то що?
4. На місці CEO, щоб ви змінили в першу чергу?
5. Чи подобаються вам зміни в компанії? Чи підтримуєте ви їх?
6. Ви бачите для себе перспективи та майбутнє в компанії?

2. Хваліть співробітників навіть на відстані

Похвала - це відмінний мотиватор, який допомагає людині повірити у свої сили та виконувати роботу ще краще. Крім того, позитивний зворотний зв'язок необхідний для поліпшення командного духу.

Тому не варто забувати хвалити один одного і відзначати успіхи співробітників, навіть у форматі онлайн. Якщо ви будете помічати й відзначати заслуги людей, їх лояльність до компанії та ваш бренд роботодавця можуть вирости в геометричній прогресії.

3. OKR: створюйте цілі та відстежуйте прогрес

При віддаленій роботі топменеджерам і HR-фахівцям потрібно приділяти вдвічі більше уваги постановці цілей, щоб кожна людина розуміла, над чим вона взагалі працює. Методологія OKR (Objectives and Key Results) дає можливість синхронізувати особисті цілі співробітників з цілями компанії, щоб кожен розумів до чого веде його робота.

Більш того, прозорість цілей дає можливість кожному співробітнику зрозуміти, до чого хоче прийти компанія і як він може в цьому допомогти.

Встановлювати цілі та відстежувати прогрес дуже зручно за допомогою спеціального софту. Наприклад, в HRM-системі Hurma є цілий розділ для OKR. Представлений він деревоподібною структурою, де кожен співробітник може подивитися прогрес своєї та інших команд, відредагувати результати, подивитися загальну картину.

4. Навчіть співробітників тактовно і структуровано надавати один одному фідбек

Під час надання зворотного зв'язку дуже важливо думати про контекст, адже навіть саму звичайну фразу: «Вам потрібно навчиться бути більш відкритим до змін», можна трактувати по-різному.

Неправильне розуміння відгуків від колег або керівництва може привести до погіршення відносин між людьми. І тут виявляється головний мінус віддаленої роботи. Якщо співробітники посваряться, керівник може навіть і не дізнатися про це. Тому дуже важливо навчити віддалені команди працювати один з одним і тактовно висловлювати свої думки.

Відмінний варіант для зближення співробітників віддалених команд – онлайн-тімбілдинги, під час яких можна поспілкуватися в неформальній обстановці та краще пізнати один одного.

5. Опитування методом 360 – must-have

Опитування 360 градусів – найбільш ефективний спосіб надання зворотного зв'язку, який допоможе людині подивитися на себе з боку, зрозуміти, де вона себе недооцінює, а де переоцінює.

Але пам'ятайте одну важливу річ, не можна використовувати метод 360 градусів для оцінки компетенцій людини.

6. Слідкуйте за залученістю співробітників

Робота з дому – це не тільки зручність, але ще і відстороненість співробітників від компанії та один від одного. І якщо деякі люди нормально ставляться до такої ситуації, то іншим дуже складно без живого спілкування. Саме тому важливо моніторити залученість співробітників, щоб вони не усувалися від робочих процесів і команди.

Але оскільки HR-ам на відстані теж важко опитати всіх співробітників, можна використовувати спеціальні програми. Наприклад, в Hurma System є унікальна опція моніторингу настрою. У чому унікальність? Коли співробітник заходить у профіль, його зустрічають емодзі з різним настроєм. Людина може обрати смайл, який відповідає її стану і залишити коментар.

Дані з моніторингу настрою відображаються в статистиці, де HR зможе побачити як стан всієї компанії, так і кожного співробітника окремо.

Звичайно, цей спосіб не такий душевний як зустрічі 1:1 в офлайні з чашкою кави, але уявіть скільки часу і сил він може заощадити.

Не зарплатою єдиною: співробітникам потрібен фідбек

Бонуси, підвищення зарплати, матеріальна мотивація - це все чудово, але без регулярного фідбеку вони не принесуть ніякого ефекту. Неважливо, чи працюють співробітники з дому, відвідують офіс постійно або кілька разів на тиждень, вони в будь-якому випадку мають потребу у зворотному зв'язку, оскільки це найкоротший шлях до виправлення помилок і покращення роботи.

І наостанок трохи цифр на користь зворотного зв'язку. 27% співробітників відзначають, що отримані фідбеки допомагають їм працювати краще, а 24% звільнилися б, якби їм не надавали зворотний зв'язок. Більше фактів можете прочитати в нашій статті про взаємозв'язок Performance Review і залученості.

За матеріалами imprace. Статтю переклала та адаптувала команда Hurma.

• Робота з дому